あなたの会社で属人化している業務はありませんか？

最近お打ち合わせをしていると、
必ずというほど『業務が属人化して困っていることがある』というお困りを伺います。

そこで今回は属人化の解決方法について書きたいと思います。

 

◆そもそも属人化とは

属人化とは、特定の業務や役割が特定の人物に依存してしまう状況を指します。
この状態になると、その人がいなければ業務が円滑に進まなくなり、
組織全体のパフォーマンスに悪影響を与えることがあります。

属人化が進むと、他の社員がその業務を引き継ぐことが難しくなり、
その人が突然退職したり、長期休暇を取る場合に重大な問題が発生します。

属人化の具体例として、
特定の技術やノウハウが特定の社員だけに蓄積されているケースが挙げられます。

このような状況では、その社員がいなければその技術やノウハウを利用した業務が停滞し、
最悪の場合、プロジェクトが中断することもあります。

 

◆なぜ業務が属人化してしまうのか？

属人化が進む主な理由の一つは、業務の分担や文書化が不十分であることです。
業務が口頭でのみ伝えられる場合、その情報は伝えた人だけに依存しがちです。
また、業務プロセスが文書化されていないと、
他の社員がその業務を理解し、引き継ぐことが難しくなります。

さらに、専門知識やスキルが特定の社員に集中している場合も属人化の要因となります。
特に、中小企業やスタートアップでは、リソースが限られているため、
特定の人が多くの役割を担うことが多く、その結果として属人化が進行しやすくなります。

また、社員自身が自分の地位を確立するために情報を独占する場合もあります。
これにより、彼らは自分が不可欠な存在であるとアピールし、
組織に対する影響力を持とうとします。
このような行動は、組織全体の効率性を低下させる原因となります。

 

◆具体的な解決方法
属人化を防ぐための具体的な解決方法として、業務の見える化が重要です。
業務プロセスや手順を詳細に記録し、誰でも理解できる形で見える化することで、
特定の人に依存せずに業務を引き継ぐことが可能になります。

次に、業務の分担を見直し、特定の業務に対する責任を複数の人で共有することが重要です。
例えば、ジョブローテーションを導入し、定期的に業務が異なる社員に担当させることで、
属人化を防ぐことができます。

また、属人化の問題を解決するためには、経営層のリーダーシップも欠かせません。
経営層が属人化のリスクを認識し、積極的に対策を講じる姿勢を示すことで、
全社的な取り組みが進みやすくなります。

最後に、上記の取り組みを円滑に効率よく進めるために
クラウドサービスの活用やプロジェクト管理ツールを活用することで、
業務プロセスや情報を一元管理し、誰でもアクセスできるようにすることができます。

これにより、業務の属人化を防ぐだけでなく、効率的な業務運営も実現できます。

 

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